Mathias Bank

Um ein Projekt erfolgreich durchführen zu können, ist es wichtig, anhand von Vision und Mission ein Zielsystem aufzubauen. Aber wie kann dieses Zielsystem ermittelt werden? Eines meiner Lieblingswerkzeuge neben der Befragung der Zielgruppe bzw. des Kunden stellt ganz klar Brainstorming dar. Doch was versteht man unter diesem Begriff?

Es handelt sich bei Brainstorming um ein methodisches Vorgehen zum Finden von Ideen und zum Ordnen derselben. Wer also mit der Aussage daherkommt “Ich bin aber nicht so kreativ” hat die Technik eindeutig nicht verstanden. Kreativität ist - zumindest in gewissem Ausmaß - erlernbar (Ein Steve Jobs wird aber auch nicht von heut auf morgen geboren). Brainstorming ist hierzu eine wesentliche Technik.

Welche Hilfsmittel gibt es?
Bevor ich auf die Technik eingehe, möchte ich kurz ein paar Programme vorstellen, die beim Brainstorming sehr hilfreich sind. Die Auswahl ist dabei sicher nicht vollständig. Ich beschränke mich aber auf Programme, mit denen ich selber schon gearbeitet habe.

1. Als erstes ist natürlich Handarbeit angesagt. Man kann ohne zusätzliche Computer-Unterstützung sogenannte MindMaps erstellen. Es ist aber wie so oft: der Computer kann die Arbeit wesentlich erleichtern.
2. FreeMind: Bei FreeMind handelt es sich um ein - unter GPL stehendes - OpenSource-Prgramm. Es ist sehr hilfreich bei der Erstellung von MindMaps sowie dem anschließenden Sortieren und Gruppieren (siehe Später). Auch ist mit Hilfe von Icons eine graphische Aufwertung sowie Bewertung möglich. Pluspunkt neben der freien Verfügbarkeit ist die breite Community-Unterstützung. So stehen mehrere Tools zur Verfügung, mit denen FreeMind-Dateien auch im Web interaktiv betrachtet werden können. Die Bedienung ist ausschließlich über die Tastatur möglich, was man sicher sehr schnell lieben lernt. Leider sind die graphischen Möglichkeiten recht beschränkt. Notizen sind in reiner Textform möglich, eine Integration anderer Programme fehlt aber komplett.
3. MindManager: MindManager ist sicher eines der bekanntesten BrainStoarming-Programme. Und das meiner Meinung nach nicht umsonst. Vor allem in Verbindung mit Microsofts Office-Paket spielt das Programm einige Stärken durch direkte Integration aus. Pluspunkt sind die vielen gestalterischen Möglichkeiten, welche FreeMind weit überlegen sind. Auch ist die Notiz-Funktion wesentlich ausgereifter als bei FreeMind, selbst Tabellenkonstruktionen sind kein Problem. Für den Kunden stehen Viewer zur Verfügung, so dass die - etwas teure - MindManager-Lizenz nicht notwendig ist. Einen WebViewer habe ich bisher leider nicht gesehen, dafür verfügt das Programm über einen netten Präsentations-Modus. Wer also sich das Programm leisten kann, sollte sich die Demo auf jeden Fall mal genauer anschauen. Ob der Preis der Leistung angemessen ist, möchte ich hier nicht beurteilen (soll ja keine Werbung werden). Bildet euch also bitte selber eine Meinung.

   Ein Minus-Punkt (zumindest für mich) ist die fehlende Integration von OpenOffice und Thunderbird (inkl. Kalender-Erweiterung). Hier hoffe ich, dass Mindjet nachrüstet und die wachsende Beliebtheit dieser Programme erkennt. Auch fehlt leider eine Import-Möglichkeit für FreeMind.

4. Microsoft Visio: Microsoft Visio ist eher ein Allround-Talent. Es bietet neben vielen anderen Funktionen auch die Funktion, MindMaps zu erstellen. Leider ist die Bedienung nicht ausschließlich per Tastatur möglich bzw. sie ist recht umständlich. Dadurch nervt das Programm, wenn man größere MindMaps erstellt. Für kleinere reicht das Programm aber allemal. Wenn man sowieso noch UML-Diagramme oder ähnliches erstellt, ist Visio aber auf jeden Fall einen Blick wert.

Wie funktioniert Brainstorming?
Brainstorming wird im Wesentlichen in zwei Phasen durchgeführt.

In der ersten Phase geht es ausschließlich darum, Ideen zu finden. Ausgehend von einem zentralen Stichwort schreibt man sich alle Gedanke auf, die zu diesem Stichwort einfallen. Hier ist es sehr hilfreich, wenn man nicht zwischen Maus und Tastatur wechseln muss, da die Gedanken oft recht schnell aufeinander kommen. Zur Übersichtlichkeit sollten die Gedanken sehr kurz gefasst werden und Notizen erst später festgehalten werden. FreeMind und MindManager erlauben das Sammeln von Ideen auf recht einfache Weise. MindManager hat hier jedoch die Nase vorn, da das Programm über eine spezielle Oberfläche zur Ideenfindung verfügt, mit der man die Ideen erst mal sammeln kann, ohne durch die Anordnung gestört zu werden. In FreeMind passiert es in dieser Phase gern, dass man anfängt zu sortieren. Dies sollte hier aber absichtlich nicht getan werden, da man sonst viel Arbeit doppelt durchführt. Visio ist hier leider wesentlich weniger benutzerfreundlich, da die Eingabe der Gedanken nicht ausschließlich über Tastatur möglich ist.

Sehr produktiv finde ich das Sammeln von Ideen in Teams. Hier wird von Kritikern der Technik gern angeführt, dass vorgeschlagene Ideen aufeinander aufbauen und somit nicht in die Breite gedacht wird. Ich persönlich halte das aber für einen Vorteil, weil die eigenen Gedanken durch fremde Gedanken sehr oft ergänzt und verbessert werden. Es ist die Aufgabe der Moderation, sicherzustellen, dass man sich nicht auf ein Thema versteift (das kann in späteren Sitzungen gemacht werden). Auch hier ist MindManager leicht im Vorteil, weil man schon bei der Gedanken-Erstellung Gruppen erstellen kann. FreeMind lässt dies im Rahmen der gesamten MindMap auch zu, jedoch gleich sortiert.

Sollte man die Möglichkeit haben, Gedanken im Team zusammenzutragen, sollte man möglichst darauf achten, eine möglichst unterschiedliche Gruppe zusammenzustellen. Eine Gruppe, die ausschließlich aus Programmierern besteht, erreicht nicht den Ideenreichtum, den eine Gruppe aus unterschiedlichen Abteilungen erreichen könnte.

Schluss dieser Phase stellt eine Sammlung von Ideen vor, die nicht selten recht umfangreich ist. Der Grund liegt u.A. darin, dass niemand davon abgehalten werden sollte, “offensichtliche” oder gar “dumme” Ideen vorzuschlagen. Sie helfen später bei der Entwicklung, dass Offensichtliches nicht vergessen wird (was leider zu oft und zu gern passiert) und führen beim Brainstorming oft zu sehr interessanten Ideen, welche einen Unterschied zur Konkurrenz darstellen.

Diese Liste nimmt man nun und gruppiert sie in Phase 2. Hier sind MindManager und FreeMind nahezu gleichwertig, Visio schwächelt bei der Zuordnung eines Gedanken zu einem anderen Gedanken, weil man die Linien manuell einziehen muss. Wichtig bei der Gruppierung ist, dass man versucht, doppelte Einträge (die sind recht wahrscheinlich) entfernt und übergeordnete Strukturen findet. Ziel ist die Gewinnung einer Übersicht über das Projekt. Auch sollte in der Phase in Notiz-Form festgehalten werden, warum man eine bestimmte Idee für sinnvoll hält, welchem Zweck sie dient und - sehr wichtig - welche Seiteneffekte / Abhängigkeiten sie haben.

Ergebnis ist nun eine übersichtliche, sortierte MindMap. Hiermit ist es aber nicht getan. Durch die Fülle von Ideen ist meist ein Projekt entstanden, das - in diesem Umfang - nicht realisiert werden kann. Sehr wichtig ist also nun festzuhalten, welche Ideen notwendig und welche überflüssig sind. BWLer erinnern sich hier hoffentlich an die ABC-Analyse, welche besagt, dass 20% eines Produktes 80% seines Wertes ausmacht. Man sollte sich also primär auf diese 20% konzentrieren und damit die einzelnen Ideen bewerten. Auch ist es sehr wichtig, dass man kritische Ideen, welche den Erfolg beeinflussen, entsprechend kennzeichnet. MindManager und FreeMind ermöglichen dies sehr elegant über entsprechende Icons, Visio hilft hier leider nur manuell.

Jetzt ist natürlich die Frage: welche Ideen gehören zu den 20%, welche gehören zu den 80%. Diese Frage ist leider gar nicht so einfach zu beantworten. Eine wesentliche Technik ist hierzu jedoch die Befragungstechnik. Da dies auch etwas umfangreicher ist, werde ich da später (hoffentlich) drauf eingehen.

Es sollte klar sein, dass der Prozess des Brainsormings nicht nur einmal durchgeführt werden sollte. Auf Basis der Bewertung der einzelnen Ideen sollte man den Prozess iterativ durchlaufen, um wirklich alle Feinheiten im Voraus festzulegen (nichts ist schlimmer, als erst in der Entwicklung auf Ideen zu kommen!).

Der erste Schritt bei einem Projekt ist die Planung. Doch was gehört hier dazu? Ich betrachte hier das Ganze aus der Sicht eines Produktes. Dass am Ende auch ein Community-System als Produkt stehen dürfte, ist eigentlich klar. Die Gedanken sollten sich aber trotzdem gemacht werden. Ich sehe in letzter Zeit viele Communities kommen und gehen: Wichtig ist also auch hier: Planung:

Am wichtigsten dürfte sicherlich Am Anfang die Idee an sich sein. Ohne sie geht praktisch nichts. In der Betriebswirtschaftslehre spricht man hierbei gern von Vision und Mission:

• Vision: Sie beschreibt bildhaft eine Zukunftsvorstellung, was ein Unternehmen in seinem Kerngeschäft langfristig (> 5 Jahre) erreichen will. Sie soll dabei als Orientierung für die Gesamtstrategie wirken.
• Mission: Sie beschreibt den eigentlichen Zweck der Unternehmung. Es wird also die Frage beantwortet, wozu das Unternehmen eigentlich auf dem Markt ist sowie die wesentliche Frage, mit welchen Produkten oder Dienstleistungen der Markt beworben werden soll.

Während also die Vision die Frage klärt, was will man sein (z.B. innovativstes und kundenfreundlichstes Unternehmen), klärt die Mission das “Wie”. Das hört sich eigentlich ziemlich nach Blabla an, ist aber der wesentliche Kern einer Planung. Ohne diese beiden Grundgedanken ist man nicht in der Lage, einen konsistenten Gesamtplan aufzustellen. Nur mit Hilfe einer Vision und einer Mission ist es möglich, nicht ständig hin und her zu springen. Das ist für Projekte im World Wide Web sehr wichtig, denn der Weg zur Konkurrenz ist nicht weit weg. Es ist sehr schädlich für ein Projekt, wenn man als Benutzer keine konsistente Linie wahrnehmen kann.

Gern wird dieser Gedanken dann aufgegriffen und an die Spitze eines Zielsystems gestellt. Mit Hilfe von genauer beschriebenen Unterzielen versuchen wir nun vorab Maßnahmen / Mittel zu finden, welche das Gesamtziel (die Spitze des Zielsystems mit Vision / Mission) realisieren kann. Hier gehören auch alternative Maßnahmen dazu. Wesentlich ist später zur Auswahl, in welchem Ausmaß die Ziele sich gegenseitig beeinflussen und inwieweit sie dem Gesamtziel beitragen (das Thema werde ich noch extra behandeln).

Teilziele können folgenden Einfluss aufeinander haben:

• Identität: Beide Teilziele verfolgen den gleichen Zweck. Verfolgt man Teilziel 1 zu x %, so verfolgt man auch Teilziel 2 zu x %. Es ist also kein Problem, die beiden Ziele zu kombinieren.
• Komplementarität: Die beiden Teilziele decken sich zwar nicht, sie stehen aber ein einem positiven Zusammenhang. Verfolgen wir Teilziel 1 zu x %, so verfolgen wir auch Teilziel 2 zu y % (x, y > 0). Wir können die Teilziele also ebenfalls kombinieren, erreichen jedoch Teilziel 2 nicht in diesem Ausmaß wie Teilziel 1.
• Neutralität: Das ist der einfachste Fall: Teilziel 1 interessiert sich überhaupt nicht an Teilziel 2. Maßnahmen zur Verfolgung der Teilziele sind damit völlig unabhängig voneinander.
• Zielkonkurrenz: Dieser Fall tritt leider auch oft ein: Wenn wir Teilziel 1 verfolgen, so müssen wir Teilziel 2 zumindest zum Teil aufgeben.
• Antinomie: Das ist der Extremfall der Zielkonkurrenz: Teilziel 1 ist nur dann zu verfolgen, wenn man vollständig auf Teilziel 2 verzichtet.

Was für Techniken stehen uns zur Verfügung, um Teilziele zu finden und damit die Gesamtidee zu konkretisieren? Als wesentliche Technik dürfte hier BWLern die SWOT-Analyse einfallen. Hier geht es darum, die Stärken und Schwächen der eigenen Unternehmung zu analysieren, aber auch die Möglichkeiten und Gefahren im Vergleich zur Konkurrenz zu betrachten. Hieraus ergeben sich - z.B. aus vorhandenen Projekten - Erkenntnisse über Kundenverhalten (z.B. bei Projekt-Aufträgen: Es wird sicher Änderungen geben) und man kann diese Probleme bzw. eben auch positiven Erkenntnisse direkt in das Produkt einfließen lassen. Durch den Vergleich zur Konkurrenz ergeben sich weitere wichtige Informationen für ein Projekt. Die wichtigste Frage lautet sicherlich: Gibt es überhaupt Konkurrenz? Ohne eine Antwort auf diese Frage braucht man eigentlich nicht weiter machen. Abhängig von der Antwort teilen sich die weiteren Fragen:

Es gibt Konkurrenz:

• Was bietet die Konkurrenz dem Kunden
• Welche Prozess-Probleme hintern den Kunden an der Nutzung des Konkurrenz-Produktes?
• Welche Kundenmeinungen existieren über das Konkurrenz-Produkt
• Arbeitet die Konkurrenz bereits an einer Verbesserung und ist sie in der Lage, das verbesserte Produkt vor mir auf den Markt zu bringen?

Es gibt keine Konkurrenz:
Die wesentliche Frage ist dann: wie halte ich die Konkurrenz aus dem Markt draußen (BWLer erinnern sich an Porter’s Five Forces). Sehr anschaulich hat das Apple mit dem Ipod realisiert:

Zum einen setzt man für den Kunden die Kosten für einen Umstieg auf ein Konkurrenz-Produkt möglichst hoch (DRM-Schutz). Dies muss nicht unbedingt monetär erfolgen, es kann auch Werte des Kunden betreffen. So ist es für Foren z.B. sehr hilfreich, dem Benutzer die Möglichkeit zu geben, sich zu profilieren. Wieso sollte der Kunde später zur Konkurrenz wechseln und sich erneut profilieren müssen, wenn er in einem funktionierenden und gleichattraktiven System bereits profiliert ist. Der Witz besteht also darin, dem Nutzer einen Mehrwert zu bieten, den er nur durch langzeitige Nutzung erreichen kann.

Die zweite Möglichkeit besteht darin, der Konkurrenz erst gar nicht die Möglichkeit zu geben, in den Markt einzusteigen. Dies erfolgt z.B. dadurch, dass man die Markteintrittsbarrieren möglichst hoch setzt: Wenn die Benutzer mit einem System wunschlos glücklich sind: warum sollten sie zur Konkurrenz? Sicher wird man nie alle glücklich machen können. Die Frage ist aber für die Konkurrenz: Lohnt sich der Arbeitsaufwand für eine Minderheit? Unter Umständen kann man die Kosten für einen Markteintritt (z.B. KnowHow, aber auch Kundenbindung) so hoch setzen, dass dieses Verhältnis nicht mehr zu Gunsten der Konkurrenz steht.

Es ist am Anfang des Projektes wesentlich, sich bereits über die Problematik Gedanken zu machen. In der Regel dauert die Entwicklung einer Plattform mehrere Monate und wenn dann bereits die Konkurrenz in den Markt eintritt, muss man reagieren können.

Informationen sammeln
Die Informationen müssen jetzt alle gesammelt und auch oft erst erhoben werden. Hierzu gibt es viele Techniken:

• Befragungstechnik: Die Technik dürfte wohl am bekanntesten sein, weil wohl jeder schon einmal befragt wurde. Die Technik ist sehr hilfreich, um in einen vorhandenen Markt einzudringen und zu klären, was der Kunde will.
• Prognose-Technik: Die Technik basiert hauptsächlich auf vorhandenen Informationen und versucht diese Informationen in die Zukunft abzubilden. Sie ist entsprechend nicht für längere Planungshorizonte geeignet, da sich die Voraussetzungen für Prognosen schnell ändern können. Für neue Web-Projekte sind Prognosen nur dann geeignet, wenn man schon in ähnlichen Projekten gearbeitet hat.
• Scenario-Technik: Die Technik ist recht eng verwandt mit der Prognose-Technik, ist aber auf längere Zeithorizonte ausgelegt. Wesentlich ist, dass man nicht nur das Endergebnis betrachtet, sondern der Weg dahin das eigentliche Planungsziel darstellt. Somit sind auch Handlungsalternativen einzuplanen.
• Brainstorming: Die Technik ist eigentlich immer zu verwenden. Sie dient dazu, möglichst viele Ideen zu sammeln und diese dann zu strukturieren.

Dies ist der erste Überblick über Planung: die einzelnen Punkte werde ich in weiteren Artikeln konkretisieren (z.B. Brainstorming) und dann den Weg zum Projekt fortführen. Über Ideen und Anregungen freue ich mich wie immer.

Jetzt ist es hier im Blog die letzte Zeit doch etwas ruhig geworden. Schuld daran waren einige Prüfungen für mein Diplom. Nun sollen aber die Artikel wieder häufiger werden. Hierzu entsteht nun eine neue Rubrik “Planung”, in dem ich wesentliche Punkte der Projekt-Planung nennen will. Hierzu dienen mir eben gemachte Prüfungen mit Themen wie “Unternehmensplanung”, “Controlling” (beides BWL) sowie “Requirements Engineering” (Informatik) und etwas “Softwaretechnik”. Letzteres werd ich aber schwach behandeln, weil es schon aus der Planung hinein in den Entwurf geht und damit das Thema verfehlt.

Falls ihr besondere Interessengebiete habt, würde ich mich freuen, wenn ihr sie als Kommentar hinterlassen würdet, damit ich evtl. stärker auf eure Wünsche eingehen kann.